KOMITEINSTRUKS

Generelt

Det påligger komiteene å

• komme med forslag til program på klubbmøtene. Etter hvert komitemøte sendes minst 2 forslag til leder av programkomiteen
• utarbeide en kortfattet årsrapport for komiteens virksomhet. Rapporten skal leveres sekretæren i god tid før presidentskiftet
• sørge for at det skrives referat fra komitémøtene, og at dette distribueres til klubbens president, sekretær og komitémedlemmene
• lederen av hver komite sender komiteens dokumenter til CICO eller sekretær for lagring på Medlemsnett

Komiteen som åpner og koker kaffe har også ansvar for følgende:

• at kaffen er klar fra kl. 19
• at alle gjester skriver i gjesteboken 
• informere administrasjonskomiteen om det er nesten tomt for «forsyninger» dvs. kaffe, kjeks og vin til utlodning og til foredragsholderen

Komiteen som lukker har ansvar for følgende:

• lerret på veggen rulles opp
• talerstol stillet ved veggen ved siden av piano
• alle GRK sine effekter pakkes ned i kassene våre og låses inn i skapet inkl. PC’en
• søppel tas med og nye poser i søppelbøtten.

Komitélederen er ansvarlig for arbeidet i komiteen. Hver komité velger en nestleder som leder arbeidet i komiteen når lederen har forfall.

Presidenten har møterett i alle komiteene.

Administrasjonskomiteen

Komiteen har ansvar for miljø- og trivselskapende tiltak i klubben, herunder

• sørge for at nødvendig utstyr og forsyninger er til stede for gjennomføring av møtene
• sørge for kontakt med komiteene som har ansvaret for gjennomføringen av det enkelte møte
• sørge for gjennomføring av klubbens sosiale sammenkomster iht plan fastsatt i årshjulet, og i forståelse med styret
• komme med forslag til spesielle sosiale arrangementer, som turer, teaterbesøk, m.v.

Prosjekt- og omdømmekomiteen

Komiteen har ansvar for klubbens lokale samfunnsprosjekter, herunder

• komme med innspill til nye lokalsamfunnsprosjekter
• sørge for gjennomføring av nye og oppfølging av løpende prosjekter som klubben har besluttet å engasjere seg i
• holde god kontakt med klubbens representant i Sansehagen utvalget (felles for Oppegård-klubbene)
• holde seg orientert om virksomheten i de organisasjoner klubben samarbeider med, og som har fått støtte fra GRK
• bidra til økt kjennskap om Rotary i lokalsamfunnet, herunder kontakt med media, for på den måten å bidra til et godt omdømme for Rotary og GRK.

Komiteen har ansvar for klubbens engasjement i Rotaryprosjekter, direkte eller gjennom distrikt 2260, og herunder

• komme med innspill til Rotaryprosjekter som klubben kan engasjere seg i
• holde kontakt med distriktsledelsen når det gjelder ulike utvekslingsprogrammer
• i samarbeid med klubbens kontaktperson, informere medlemmene om hvordan Rotary Fundation fungerer
• informere medlemmene om de ulike utvekslingsprogrammer, og komme med forslag om hvilke programmer klubben skal engasjere seg i
• ansvar for «nyheter» på hjemmesiden
• ansvar for kontakt med medier
• følge opp sosiale medier som Facebook
• ta bilder på arrangementer

Medlemsutviklingskomiteen

Komiteen har ansvar for klubbens medlemsutvikling og rekruttering, og herunder

• arbeide for at klubben når det rekrutteringsmål som er angitt i planer og mål
• følge opp klubbens kandidatliste
• sørge for klassifikasjon av nye medlemmer
• så vidt mulig sørge for at nye yrkesgrupper blir med i komiteen
• komme med innspill til styret om hvordan klubben kan utvikle seg på en moderne og fremtidsrettet måte
• sørge for informasjon om Rotary til potensielle og nye medlemmer i samarbeid med styret
• bidra til å gjøre Rotary/Gjersjøen RK mer synlig og kjent i nærmiljøet via egne eller arrangementer til andre.
• bidra til å gjøre Rotary-skolen tilgjengelig for medlemmene

Programkomiteen

Komiteen har ansvar for programkoordinering, kommunikasjonstiltak, og herunder

• sørge for at samtlige komiteer kommer med sine programbidrag innen fastlagte frister, se til at eventuell fastlagt programprofil blir ivaretatt og sende de kvartalsvise programforslagene til president og sekretær
• har ansvar for at programpostene kommer inn i årshjulet påført hvem som er ansvarlig for møte samt ansvar for å følge opp gjennomføringen av hver programpost
• har ansvar for å legge ut og oppdatere klubbens møtekalender på hjemmesiden
• bistå klubbens web-redaktør med stoff til hjemmesiden
• ha god kommunikasjon med både president og sekretæren når det gjelder programmet og evt. endringer i programmet
• ansvar for at prosjektor og PC virker samt kvalitetssikre at foredragsholderen får vist presentasjonen sin. Foredragsholder kan ta med egen PC men kan være lurt å ha presentasjonen på minnepinne i tillegg. Viktig at den som er ansvarlig for møte informerer foredragsholder om dette.